Integritetspolicy – hantering av personuppgifter

För oss på Föräldrakooperativet Galaxen är det viktigt att du ska känna dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt.  På den här sidan beskriver vi hur vi behandlar dina personuppgifter i vår verksamhet och förening.

All behandling av personuppgifter sker enligt gällande lagstiftning. Detta innebär bland annat att vi skyddar dina personuppgifter med nödvändiga åtgärder och att du alltid har rätt att kontakta oss för att få reda på vilka personuppgifter som vi har sparade om dig. Du kan läsa mer om dina rättigheter i denna policy. Du kan också besöka www.datainspektionen.se där du kan läsa mer om dina rättigheter avseende vår behandling av dina personuppgifter.

Har du några frågor om vår behandling av personuppgifter är du givetvis alltid välkommen att kontakta oss!

Så här behandlar Galaxen dina personuppgifter 

Denna integritetspolicy beskriver Galaxens behandling av dina personuppgifter och gäller all personal/barn/familjer i Galaxens verksamhet eller personer som på annat sätt är i kontakt med oss till exempel som anhörig, vid ansökningar eller vid besök i verksamheten. 

Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Föräldrakooperativet Galaxen ekonomisk förening, org.nr. 716425-8753, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker på ett lagligt sätt.

Hur får Galaxen dina personuppgifter?

Galaxen samlar in personuppgifter som du lämnar till oss när du ansöker om plats/ anställning vid Galaxen. (Namn, personuppgifter, kontaktuppgifter, relevant hälsoinformation, specialpedagogiska behov)

Inom verksamheten genereras personuppgifter som (pedagogisk dokumentation, närvaro, inloggningsinformation till datorer/mjukvara, orosanmälningar till socialtjänsten, diskriminering/kränkande behandling, ersättning (förskolepeng), Incident/tillbudsrapporter. Dokumentation som rör anställningen är till exempel arbetsplaner, tjänstgöring, avtal, sjukintyg)

Galaxen kan även få personuppgifter från andra källor än dig. Uppgifterna kan texempel komma från kommunens köadministreringssystem.

Vilka uppgifter behandlas?

Galaxen behandlar de personuppgifter som lämnas till oss samt genereras i verksamheten. Det kan vara namn, e-postadress, telefonnummer, postadress, födelsedatum, och/eller annan information som du lämnat till oss eller i övrigt är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig. De två huvudsakliga ändamålen är tillsyn av de barn som är inskrvna samt mot personalen.

Varför behandlar Galaxen uppgifter om dig?

Vi kan använda dina personuppgifter för bland annat följande ändamål:

  1. För att fullgöra vårt lagliga åtagande exempelvis skollagen, socialtjänstlagen och bokföringslagen.
  2. För att kunna hantera personaladministration med löner, semestrar, sjukskrivningar etc.
  3. Rekryteringshandläggning.
  4. För hantering av vikarier.
  5. För att planera och följa upp verksamheten.
  6. För att kunna kontakta familjer/anhöriga vid kris.
  7. För att administrera medlemsfamiljens åtaganden gentemot föreningen.
  8. För att kunna tillgodose att barnens omvårdnad.
  9. För, efter särskilt samtycke, använda bilder från verksamheten på hemsida och sociala medier.
  10. För att skicka löpande information om verksamheten.
  11. För att hantera tillgång till lokaler via nyckellistor och larmkoder.
  12. För information om verksamheten till tidigare medlemmar.
  13. För att hantera kontaktuppgifter till familjer som visat intresse för medlemskap.
  14. För att föräldrar skall kunna kontakta varandra.

När har Galaxen rätt att behandla dina personuppgifter?

Galaxen har rätt att behandla de personuppgifter som krävs för fullgörandet av vårt åtagande mot dig eller om du har lämnat ditt samtycke till behandlingen. Galaxen kan även behöva behandla dina personuppgifter på grund av krav i lag eller förordning.

I vissa fall kan Galaxen behöva ditt samtycke för att behandla dina personuppgifter. När du lämnar ditt samtycke i dessa fall kommer du alltid att få klar och tydlig information om vad du samtycker till.

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Dina personuppgifter används av Galaxen och Galaxens personuppgiftsbiträden. Vi lämnar inte ut personuppgifter till andra om vi inte behöver göra detta på grund av lag, förordning eller myndighetsbeslut eller för att skydda våra rättigheter eller tredje parts rättigheter.

Vi vidarebefordrar, säljer eller byter aldrig dina personuppgifter för marknadsföringsändamål till tredje part utanför Galaxen.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Galaxen sparar dina personuppgifter i enlighet med de gallringsbeslut som gäller för Galaxen och som godkänts av SKL. Gallringsbesluten innehåller information om när Galaxen får gallra (ta bort) handlingar som innehåller dina personuppgifter.

Vad har du för rättigheter?

Du har rätt att när som helst (kostnadsfritt en gång om året) begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Din begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad samt innehålla uppgift om namn och personnummer. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Om dina uppgifter är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. Vi kan inte radera dina uppgifter som utgör allmänna handlingar eller då det föreligger ett lagstadagat krav på lagring, som exempelvis bokföringsregler, eller när det finns andra legitima skäl till varför uppgifterna måste sparas. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till att låta oss använda uppgifterna för marknadsföringsändamål.

Begäran om registerutdrag, information eller rättning av felaktiga uppgifter skickas till:

Föräldrakooperativet Galaxen
Vårbruksgatan 6
583 32 Linköping

Informationen kommer att sändas till din folkbokföringsadress.

Du har vidare rätt att i förekommande fall inge klagomål till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter.

Hur skyddas dina uppgifter?

Galaxen värnar om din integritet. Galaxen arbetar därför ständigt med att vidta alla lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som i varje enskilt fall krävs för att skydda dina personuppgifter och i övrigt säkerställa att behandlingen sker enligt gällande lag.

Uppdatering av denna integritetspolicy

Galaxen gör löpande ändringar i denna policy. En ny version blir gällande när den görs tillgänglig på webbplatsen www.galaxen.org. Vi kommer att meddela om och i så fall när en sådan ändring sker på våra digitala kanaler.

Kontaktinformation

Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor om vår behandling av dina personuppgifter. Vår kontaktinformation hittar du nedan.

Föräldrakooperativet Galaxen
Vårbruksgatan 6
583 32 Linköping

Denna integritetspolicy är gällande fr.om. 2018-05-28